Comment prioriser les tâches avec la matrice d’Eisenhower ?

debordeePour gérer votre temps, la matrice d’Eisenhower est absolument incontournable. Il s’agit de prioriser vos tâches pour être plus efficace, et donc de bien faire la différence entre IMPORTANT et URGENT.

C’est à la fois un concept de gestion du temps, et en même temps un outil d’analyse simple et pratique pour éclaircir et prioriser la liste de vos tâches, surtout lorsque vous avez beaucoup à faire !

La matrice d’Eisenhower est un outil très utile pour gérer son temps et, malgré sa simplicité, peut amener des prises de conscience très importantes.

D’abord et avant tout, faire la différence entre IMPORTANT et URGENT.

L’importance des tâches à faire, c’est vous qui en jugez, c’est vous qui choisissez selon ce qui vous semble important. Vous êtes seul juge, même si évidemment la politique de votre entreprise compte aussi, de même que  l’opinion de votre famille pour votre vie personelle.

L’urgence, c’est quelque chose qui arrive, et ce n’est pas votre choix, ni votre décision, cela vient de l’extérieur. Une personne, un courrier, une affaire nécessitant une réponse immédiate par exemple.

Le fait est que très souvent, nous nous laissons absorber par des urgences, mais toutes ne sont pas importantes et n’ont pas forcément de conséquences si nous ne nous en occupons pas. Et nous pouvons ainsi nous retrouver à la fin de la journée, ayant œuvré pour les urgences du jour, et sans avoir commencé à réaliser les tâches importantes pour nous.

Et c’est là que la Matrice d’Eisenhower peut nous être utile.

La Matrice d’Eisenhower

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La matrice est composée de 2 axes, l’axe de l’IMPORTANCE et l’axe de l’URGENCE.

Dans le dessin ci-dessus :

  1. IMPORTANT et URGENT
  2. IMPORTANT mais pas urgent
  3. URGENT mais pas important
  4. Ni important ni urgent

 

L’IMPORTANCE

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L’axe vertical est l’axe de l’importance des tâches, c’est-à-dire que les cases 1 et 2 concernent les tâches importantes. Donc ce sont des tâches que vous voulez faire, qui sont liées à vos objectifs, et liées à vos valeurs de vie. Ce sont vos choix fondamentaux.

Dans votre entreprise, évidemment ce sont les tâches induites par les politiques et les valeurs de votre entreprise, et liées également à votre fonction dans l’entreprise.

 

L’URGENCE

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L’axe horizontal est l’axe de l’urgence des tâches. L’urgence peut être un évènement qui exige une réponse rapide ou bien l’approche d’une deadline ou date d’échéance.

Très souvent, le sentiment d’urgence est faussé par différents facteurs, comme le téléphone, l’irruption d’une personne parlant de façon émotionnelle et suggérant ainsi un problème à résoudre rapidement. Et ainsi, le sentiment d’urgence peut parfois masquer complètement le degré d’importance, et cela au détriment de tâches beaucoup plus importantes.

Pour juger de l’urgence réelle, un petit questionnement permettra de recadrer l’urgence «quelle est la date limite ? », « pour quand en avez-vous réellement besoin ? », « est-ce que cela pourrait attendre la semaine prochaine ?». Ainsi l’urgence sera replacée à sa juste valeur. Ou bien, il suffit de prévenir la personne qui vous téléphone que vous n‘avez que x minutes à lui consacrer..  et de s’y tenir.

Les 4 quadrants de la Matrice d’Eisenhower

Pour prioriser les tâches, mettez-les dans les quadrants de l’image.

Dans la figure plus faut, on priorise l’importance sur l’urgence.

Le quadrant 1 concerne les tâches importantes et urgentes
Le quadrant 2 concerne les tâches importantes et non-urgentes.

En fait, professionnellement vous devriez vous concentrer sur ces 2 quadrants… et même dans votre vie personnelle !

Le quadrant 3 concerne les tâches urgentes, mais pas importantes. A régler rapidement, sans y passer trop de temps ou à déléguer si c’est possible, ce qui permet de réduire ce quadrant.

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Le quadrant 4 concerne les tâches qui n’ont pas beaucoup d’importance et ne sont pas urgentes. Dans ce quadrant, vous pouvez vous permettre de souffler un peu. D’un autre côté, pour être efficace, il est préférable de passer le moins de temps possible aux tâches de ce quadrant. Et pour beaucoup d’entre elles, avouez qu’on pourrait aussi bien ne plus y penser ! Vous pourriez même considérer ce quadrant comme les « oubliettes » du Moyen Âge, ce lieu dans le sous-sol des donjons des Châteaux forts où on enfermait les prisonniers condamnés à la prison perpétuelle.

Vous vous rendrez compte qu’en favorisant les quadrants 1 et 2, donc en vous focalisant sur les tâches importantes, vous vous sentirez mieux, et surtout vous aurez un sens plus aigu de votre valeur ! S’occuper de choses importantes pour l’entreprise ou pour soi-même est nettement plus valorisant que de s’occuper de tâches sans importance.

Et là il est nécessaire de distinguer ce qui est important pour vous et pourquoi ….. Un autre article bientôt ?

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